§ 3-1. Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering

Spesifikasjoner som nevnt i bokføringsloven § 5 skal inneholde:

1. Bokføringsspesifikasjon. Alle bokførte opplysninger pr. periode, der alle poster skal fremgå i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning, tilordningskoder og andre relevante behandlingskoder. Systemgenererte poster kan fremkomme som totaler dersom de er lett kontrollerbare.
2. Kontospesifikasjon. Alle kontoer pr. periode, der det for hver konto skal angis kontokode og kontonavn, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning, andre relevante behandlingskoder og inn- og utgående saldo. Inngående og utgående merverdiavgift skal kunne spesifiseres pr. transaksjon.
3. Kundespesifikasjon. Alle transaksjoner med kunder pr. periode, der kundens kode og navn, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning og inn- og utgående saldo skal fremgå.
4. Leverandørspesifikasjon. Alle transaksjoner med leverandører pr. periode, der leverandørens kode, navn og organisasjonsnummer, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning og inn- og utgående saldo skal fremgå.
5. Spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet. Alle uttak av eiendeler og tjenester spesifisert pr. eier, deltaker eller på egen virksomhet i ordnet rekkefølge til virkelig verdi med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning.
6. Spesifikasjon av salg til eiere og deltakere i foretak med færre enn 10 eiere eller deltakere. Alle salg av varer og tjenester spesifisert pr. eier eller deltaker i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning. Dette gjelder selv om eiere eller deltakere opptrer som forbrukere.
7. Spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte. Med ledende ansatte forstås daglig leder, butikksjefer, avdelingssjefer og andre som har bestemmende myndighet over prisfastsettelsen knyttet til eget kjøp av varer og tjenester. Alle salg av varer og tjenester til ledende ansatte spesifisert pr. ansatt i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning. Dette gjelder selv om den ledende ansatte opptrer som forbruker.
8. Spesifikasjon av merverdiavgift.

1. Grunnlaget for utgående merverdiavgift, fradragsberettiget innenlands inngående merverdiavgift og fradragsberettiget innførselsmerverdiavgift, fordelt på de forskjellige avgiftssatsene spesifisert pr. termin. 2. Innenlands omsetning og uttak fritatt for merverdiavgift, innenlands omsetning med omvendt avgiftsplikt, omsetning av varer og tjenester til utlandet fritatt for merverdiavgift, samt omsetning og uttak som faller utenfor bestemmelsene i merverdiavgiftsloven kapittel 3. 3. Kjøp med omvendt avgiftsplikt, fordelt på tjenester kjøpt fra utlandet og innenlands kjøp av varer og tjenester. 4. Beløpene skal vises pr. konto og totalt. For utgående merverdiavgift skal avgiftsgrunnlaget også kunne spesifiseres pr. transaksjon. Spesifikasjonen skal vise eventuelle forskjeller mellom beregnet grunnlag i henhold til kontospesifikasjonen og innberettet avgiftsgrunnlag, spesifisert pr. transaksjon for hver avgiftssats. 5. Grunnlaget for beregning av merverdiavgift ved innførsel av varer fordelt på de forskjellige avgiftssatsene, samt grunnlag knyttet til innførsel av varer som det ikke skal beregnes merverdiavgift av.

1. Spesifikasjon av lønnsopplysningspliktige ytelser. Lønnsopplysningspliktige ytelser spesifisert pr. periode etter kontoene i regnskapssystemet. Arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser skal dessuten kunne gjengis samlet, pr. avgiftssats og sone.
2. Spesifikasjon av elimineringer og andre posteringer ved utarbeidelse av konsernregnskap. Alle poster spesifisert enkeltvis med dokumentasjonshenvisning.

Kunde- og leverandørspesifikasjoner som nevnt i første ledd nr. 3 og 4 skal også omfatte kontante salg og kjøp når vederlaget utgjør mer enn kr 40 000 inklusive merverdiavgift og det betales med kontanter. Det samme gjelder når varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, med unntak for de tilfeller hvor det ikke er krav om å angi kjøper i salgsdokumentet, jf. § 5-3-12. Bokføringspliktige som i hovedsak selger kontant, kan spesifisere slike salg og unntaksvise kredittsalg ved fremleggelse av kopier av salgsdokumentasjonen ordnet pr. kunde. Det samme gjelder spesifikasjon av salg til ledende ansatte, jf. første ledd nr. 7. Tilfeldige kjøp og salg kan spesifiseres på henholdsvis felles leverandørkonto og felles kundekonto med relevante identifikasjonskoder slik at opplysningsplikten kan ivaretas.

Ved formidling av varer og tjenester hvor salgsdokumentet utferdiges av formidler på vegne av den enkelte leverandør, kan transaksjonene registreres i kunde- og leverandørspesifikasjonen over formidlerens konto.

Når det er utstedt felles salgsdokument etter § 8-15-1, kan transaksjonene registreres i leverandørspesifikasjonen over fakturautsteders konto.

Poster kan fremkomme som totaler dersom transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner fremkommer enkeltvis og oppsummert i underliggende spesifikasjon, og er kontrollerbare mot totalene.

Departementet kan ved enkeltvedtak gjøre unntak fra kravet i første ledd nr. 1 og 2 om å angi andre relevante behandlingskoder i bokføringsspesifikasjon og kontospesifikasjon.

Dato for utarbeidelse av spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering skal fremgå av spesifikasjonene.

Endret ved forskrifter 20 des 2006 nr. 1516 (i kraft 1 jan 2007), 26 mars 2010 nr. 464, 7 sep 2012 nr. 865 (i kraft straks og fom regnskapsår påbegynt 1 jan 2013 eller senere), 19 des 2013 nr. 1614 (i kraft 1 jan 2014), 18 des 2014 nr. 1792 (fom inntektsåret 2015), 22 des 2014 nr. 1865 (i kraft 1 jan 2015), 17 feb 2016 nr. 158, 12 mars 2018 nr. 328, 4 des 2020 nr. 2589, 27 juni 2024 nr. 1325, 27 juni 2024 nr. 1325 (i kraft 1 mars 2025).