§ 5-6. Dokumentasjon av lønn mv.

Dokumentasjon av lønn og andre oppgavepliktige ytelser, samt forskuddstrekk og utleggstrekk skal vise ytelsene pr. motpart. Dette gjelder også når det er gitt pålegg om trekk i en ytelse som ikke er gjenstand for forskuddstrekk. Følgende opplysninger skal fremgå av dokumentasjonen:

1. fødselsnummer
2. navn
3. skattekommune
4. tabellnummer og/eller den trekkprosent som står på skattekortet.

Dersom skattekortet ikke er gjort tilgjengelig for arbeidsgiver, og opplysninger som skal fremgå av skattekortet ikke på annen måte er kommet til arbeidsgiverens kunnskap, skal arbeidsgivers dokumentasjon vise navn og nummer på den kommunen hvor mottakeren av ytelsen (motparten) oppgir at vedkommende var bosatt 1. november i året før trekkåret. Dersom mottaker av ytelsen (motparten) er utenlandsk og ikke var bosatt i Norge 1. november i året før trekkåret, skal dokumentasjonen vise hvilken kommune vedkommende bosatte seg i ved ankomsten til Norge.

Har arbeidsgiveren mottatt pålegg om utleggstrekk, skal dokumentasjonen også inneholde opplysninger om:

1. når pålegget er mottatt
2. trekkprosenten eller det beløp som skal trekkes for hver utbetalingsperiode.

For hver periode med pliktig regnskapsrapportering av forskuddstrekk og utleggstrekk skal dokumentasjonen inneholde opplysninger pr. motpart:

1. dato for utbetaling av ytelser og om mulig det tidsrom ytelsen knytter seg til
2. brutto ytelse, hvis aktuelt med angivelse av antall godtgjorte timer
3. eventuelt tillegg for naturalytelser som det skal foretas trekk i
4. fradrag etter skattebetalingsloven § 5-9
5. trekkgrunnlaget
6. størrelsen av det foretatte forskuddstrekk og utleggstrekk.

For ansatte som helt eller delvis godtgjøres basert på antall arbeidede timer, skal i tillegg følgende opplysninger være dokumentert pr. motpart:

1. dato for utført arbeid
2. antall timer den aktuelle dato
3. sum timer for den aktuelle perioden.

Dokumentasjon av lønn mv. skal utstedes senest på det tidspunkt det er anledning til å få de aktuelle ytelsene utbetalt.

Det skal foreligge en lettfattelig beskrivelse av lønnssystemets oppbygging og funksjoner.

Endret ved forskrifter 26 mars 2010 nr. 464, 7 sep 2012 nr. 865, 22 des 2014 nr. 1865 (i kraft 1 jan 2015), 27 juni 2024 nr. 1325, 13 juni 2025 nr. 1007 (i kraft 1 jan 2026).