§ 23. Avleveringsliste ved avlevering av fysisk pasientarkivmateriale

Avleverende virksomhet skal utarbeide en avleveringsliste, som er en fullstendig fortegnelse over det fysiske arkivmaterialet som avleveringen omfatter. Avleveringslisten skal leveres i digital form og inneholde oversikt over hva som avleveres og hvordan dette er ordnet.

Avleveringslisten skal inneholde følgende opplysningstyper om hver enkelt pasientjournal:

1. pasientidentifiserende opplysninger; fødselsnummer eller annet entydig identifikasjonsnummer, navn, fødselsdato, eventuelle virksomhetsinterne pasientnummer eller hjelpenummer mv.,
2. diagnoser som fremgår av journalens omslag eller av en diagnoseoversikt,
3. dødsår, dersom dette fremgår av journalen og
4. første og siste året for innleggelse eller konsultasjon.

Avleveringslisten skal inneholde følgende supplerende opplysninger om hver enkelt pasientjournal, dersom de kan hentes fra virksomhetens pasientadministrative systemer eller annen elektronisk registratur:

1. type helsehjelp eller prosedyre,
2. alle innleggelsesperioder eller konsultasjonsdatoer,
3. adresse eller bostedskommune ved hver innleggelse eller konsultasjon, og
4. henvisninger mellom pasientarkiv og relevante administrative saker i sakarkiv.