§ 4-10. Dokumentasjon av lønn

(1) Dokumentasjon av lønn og andre oppgavepliktige ytelser, samt forskuddstrekk og utleggstrekk etter skattebetalingsloven, skal vise ytelsene pr. motpart. Dette gjelder også når det er gitt pålegg om trekk i en ytelse som ikke er gjenstand for forskuddstrekk. Følgende opplysninger skal fremgå av dokumentasjonen:

1. fødselsnummer
2. navn og stilling
3. skattekommune
4. tabellnummer og/eller den trekkprosent som står på skattekortet.

(2) Dersom skattekort ikke er levert og opplysninger som skal fremgå av skattekortet ikke på annen måte er mottatt av partiet eller partileddet, skal dokumentasjon vise navn og nummer på den kommunen hvor motparten oppgir å ha vært bosatt 1. november i året før trekkåret. Dersom motparten er utenlandsk og ikke var bosatt i Norge 1. november i året før trekkåret, skal dokumentasjonen vise hvilken kommune vedkommende bosatte seg i ved ankomsten til Norge.

(3) Har partiet eller partileddet mottatt pålegg om trekk i medhold av skattebetalingsloven kapittel 14, skal dokumentasjonen også inneholde opplysninger om:

1. hvem som har gitt pålegget
2. når pålegget er mottatt
3. beløpet som trekket skal dekke
4. inntektsåret som pålegget om trekk gjelder
5. trekkprosenten eller det beløp som skal trekkes for hver utbetalingsperiode.

(4) For hver periode med pliktig regnskapsrapportering av forskuddstrekk og utleggstrekk etter skattebetalingsloven, skal dokumentasjonen inneholde følgende opplysninger pr. motpart:

1. dato for utbetaling av ytelser og om mulig det tidsrom ytelsen knytter seg til
2. brutto ytelse, eventuelt med opplysninger om antall godtgjorte timer hvis dette er aktuelt
3. eventuelle tillegg for naturalytelser som det skal foretas trekk i
4. fradrag etter skattebetalingsloven § 5-9
5. trekkgrunnlaget
6. størrelsen på foretatte forskuddstrekk og utleggstrekk etter skattebetalingsloven.

(5) For ansatte som helt eller delvis godtgjøres på timebasis, skal i tillegg følgende opplysninger være dokumentert pr. motpart:

1. dato for utført arbeid
2. antall timer den aktuelle dato
3. summen av timer for den aktuelle perioden.

(6) Dokumentasjon av lønn mv. skal utstedes senest på det tidspunkt det er anledning til å få de aktuelle ytelsene utbetalt.

(7) Lønnssystemets oppbygging og funksjoner skal beskrives på en måte som er lett å forstå.