Forskrift om rapportering om faktiske eller mulige overtredelser av markedsmisbruksforordningen

§ 1. Virkeområde

Forskriften fastsetter regler om fremgangsmåtene for mottak og behandling av rapporter om overtredelse av markedsmisbruksforordningen, jf. verdipapirhandelloven § 3-1, herunder tiltak for vern av personer som arbeider i henhold til en arbeidsavtale, og tiltak for vern av personopplysninger.

§ 2. Definisjoner

(1) Med «rapporterende person» menes en person som rapporterer en faktisk eller mulig overtredelse av markedsmisbruksforordningen til Finanstilsynet.

(2) Med «rapportert person» menes en person som anklages av den rapporterende personen for å ha begått eller ha til hensikt å begå en overtredelse av markedsmisbruksforordningen.

(3) Med «rapport om overtredelse» menes en rapport inngitt av den rapporterende personen til vedkommende myndighet om en faktisk eller mulig overtredelse av markedsmisbruksforordningen.

§ 3. Mottak av rapporter om overtredelser

(1) Rapporter om overtredelser skal kunne inngis til Finanstilsynet:

1. via telefon,
2. ved skriftlig rapport i elektronisk form eller i papirform, og
3. ved personlig møte med særskilt ansatte i henhold til § 5.

(2) Finanstilsynet skal sørge for at de kommunikasjonskanalene som brukes for rapporter om overtredelser i henhold til første ledd, er:

1. atskilt fra Finanstilsynets øvrige kommunikasjonskanaler,
2. innrettet og driftet på en måte som sikrer at den mottatte informasjonen forblir fullstendig, og at dens integritet og konfidensialitet bevares, og som hindrer adgang for uautoriserte ansatte, og
3. muliggjør oppbevaring av opplysninger med henblikk på eventuelle ytterligere undersøkelser.

(3) Den rapporterende personen skal, om mulig, få informasjonen nevnt i § 8 før rapport om overtredelse mottas eller senest når den mottas.

(4) Dersom Finanstilsynet mottar rapport om overtredelser på andre måter enn det som er angitt i andre ledd, skal rapporten umiddelbart videresendes uten endringer til de særskilt utpekte ansatte gjennom kanalene angitt i andre ledd.

§ 4. Fremgangsmåter som gjelder for rapporter om overtredelser

Finanstilsynet skal ha prosedyrer som gjelder for rapporter om overtredelse. Av disse prosedyrene skal det fremgå:

1. at rapporter om overtredelser kan inngis anonymt,
2. på hvilken måte Finanstilsynet kan kreve klargjøring eller supplering av opplysningene,
3. typen, innholdet i og tidsrammen for tilbakemelding om utfallet av rapporten om overtredelse som den rapporterende personen kan forvente å motta, og
4. de ordningene for konfidensiell behandling som gjelder for rapporter om overtredelser. Dette skal omfatte en nærmere beskrivelse av under hvilke omstendigheter konfidensielle opplysninger om en rapporterende person kan gis videre, herunder i samsvar med artikkel 27, 28 og 29 i markedsmisbruksforordningen.

§ 5. Særskilt utpekte ansatte til å motta og behandle rapporter om overtredelser

(1) Finanstilsynet skal peke ut særskilte ansatte til å ta imot og følge opp rapporter om overtredelser. Disse personene skal ha opplæring i håndtering av rapporter om overtredelser.

(2) De særskilt utpekte ansatte skal gi interesserte personer opplysninger om fremgangsmåtene for rapportering av overtredelser, ta imot og følge opp rapporter om overtredelser og holde kontakt med den rapporterende personen i tilfeller der vedkommende har identifisert seg.

§ 6. Dokumentasjon av mottatte rapporter og behandling av opplysninger

(1) Finanstilsynet skal dokumentere alle mottatte rapporter om overtredelser. Dokumentasjonen skal lagres i et sikkert system der konfidensialitet ivaretas, og slik at tilgang for ansatte er begrenset til dem som trenger opplysningene for å kunne utføre sitt arbeid.

(2) Finanstilsynet skal umiddelbart bekrefte mottak av skriftlige rapporter om overtredelser til den adresse som er oppgitt av den rapporterende personen, med mindre vedkommende uttrykkelig har anmodet om noe annet, eller Finanstilsynet har grunn til å anta at en bekreftelse kan medføre risiko for at den rapporterende personens identitet kan bli avslørt.

(3) Ved varsel gitt over telefonlinje med opptak eller i møte kan dokumentasjon skje gjennom lydopptak av samtalen i varig og tilgjengelig form, eller ved fullstendig og nøyaktig nedtegnelse foretatt av særskilt utpekte ansatte. Ved varsel over telefonlinje uten opptak kan dokumentasjon skje gjennom nøyaktig referat av samtalen foretatt av særskilt utpekte ansatte. Dersom den rapporterende personen har identifisert seg, skal vedkommende gis anledning til å kontrollere, rette opp og godkjenne nedtegnelser ved underskrift.

(4) Finanstilsynet skal ha egnede fremgangsmåter for overføring av personopplysninger om den rapporterende og rapporterte personen, både innenfor og utenfor organisasjonen, som sikrer at overføringer ikke direkte eller indirekte avslører identiteten, med mindre det er i samsvar med ordningene for konfidensiell behandling.

§ 7. Beskyttelse av personer som arbeider i henhold til en arbeidsavtale

Finanstilsynet skal sørge for at den som rapporterer om overtredelse, har tilgang til fyllestgjørende veiledning om nasjonale midler og framgangsmåter for vern mot urettferdig behandling, herunder framgangsmåter for å kreve erstatning. Finanstilsynet skal bistå den rapporterende personen i kontakt med andre relevante myndigheter som deltar i beskyttelsen av personer mot urettferdig behandling, herunder ved å bekrefte statusen som varsler i arbeidstvister.

§ 8. Informasjon til allmennheten og evaluering av prosedyrer

(1) Finanstilsynet skal publisere informasjon om mottak av rapporter om overtredelser på sin nettside. Informasjonen skal publiseres i en egen, identifiserbar og tilgjengelig del av nettstedet.

(2) Informasjonen skal minst omfatte følgende:

1. kommunikasjonskanalene som er etablert i henhold til § 3, herunder særskilte e-postadresser og postadresser, samt telefonnummer med en angivelse av om samtaler blir tatt opp eller ikke,
2. prosedyrer som gjelder for rapporter om overtredelser i henhold til § 4, samt prosedyrer for beskyttelse av personer som arbeider i henhold til en arbeidsavtale, og
3. en erklæring som tydelig angir at personer som varsler i samsvar med forordning (EU) nr. 596/2014, ikke skal anses å ha brutt taushetsplikten i henhold til avtale, lov eller forskrift, og ikke pådrar seg noen form for ansvar i forbindelse med slik utlevering av opplysninger.

(3) Finanstilsynet skal gjennomgå varslingsprosedyrene periodisk og minst annethvert år, og herunder ta hensyn til egne og andre myndigheters erfaring, markedsutviklingen og den teknologiske utviklingen.

§ 9. Ikrafttredelse

Forskriften trer i kraft straks.