§ 2-6. Generelle organisatoriske krav

(1) Forvaltningsselskapet skal til enhver tid påse at det:

1. har dokumenterte beslutningsprosedyrer og en organisering som klargjør funksjoner og ansvarsområder, blant annet gjennom stillingsinstrukser,
2. gjør selskapets tilknyttede personer kjent med prosedyrer som gjelder innenfor den enkeltes ansvarsområde,
3. har interne kontrollrutiner som sikrer at beslutninger og selskapets interne rutiner overholdes på alle nivåer i selskapet,
4. har et effektivt system for intern rapportering og formidling av relevant informasjon innad i selskapet og rutiner for kommunikasjon med involverte tredjeparter,
5. ansetter medarbeidere som har nødvendig kompetanse og kunnskap,
6. besitter nødvendige ressurser og kunnskap for å kunne kontrollere oppgaver som er utkontraktert til tredjeparter, særlig med hensyn til risikostyring forbundet med slike avtaler, og
7. sørger for at personer som utfører flere oppgaver for forvaltningsselskapet, utfører hver av disse i samsvar med god forretningsskikk.

(2) Forvaltningsselskapet skal tilpasse kravene som følger av første ledd til virksomhetens art, omfang og kompleksitet. Forvaltningsselskapet skal ta hensyn til bærekraftsrisikoer ved overholdelse av kravene i første ledd.

(3) I tillegg til de krav som følger av første ledd skal forvaltningsselskapet ha:

1. systemer og rutiner for håndtering av informasjon som sikrer nødvendig sikkerhet og konfidensialitet,
2. en hensiktsmessig plan for kontinuitet i virksomheten som tar sikte på å sikre eller gjenopprette viktige data og funksjoner og yting av virksomhet i tilfelle av systemsvikt, og
3. retningslinjer og rutiner for regnskapsføring som gjør at selskapet på anmodning fra myndighetene i rett tid kan fremlegge regnskap og årsberetning i samsvar med gjeldende regler,
4. egnede elektroniske systemer som sikrer rettidig og korrekt registrering av hver transaksjon og krav om tegning og innløsning i samsvar med § 2-16 og § 2-17, og
5. interne instrukser for de ansattes adgang til å være medlem av styre, bedriftsforsamling eller representantskap eller ha slik innflytelse som nevnt i aksjeloven eller allmennaksjeloven § 1-3 annet ledd. Slike instrukser skal også omfatte styremedlemmer som har slik innflytelse som nevnt i aksjeloven eller allmennaksjeloven § 1-3 annet ledd.

(4) Forvaltningsselskapet skal overvåke og regelmessig vurdere foretakets systemer, kontrollrutiner og ordninger etablert i henhold til denne paragraf, og iverksette tiltak for å avhjelpe eventuelle mangler.

Endret ved forskrift 20 des 2022 nr. 2373 (i kraft 1 jan 2023).